Ένας υπολογιστής λειτουργεί οργανωτικά όπως άλλωστε όλοι μας στην καθημερινότητά μας. Όπως σε ένα γραφείο ποτέ δεν θα δείτε έγγραφα σκόρπια, αλλά ταξινομημένα σε ντοσιέ και κατά κατηγορίες, ή σε μια κουζίνα δεν κρατάτε ποτέ τις συνταγές σας σε οποιοδήποτε συρτάρι, το ίδιο συμβαίνει και με τους υπολογιστές. Απλά θα πρέπει να θυμάστε, όπως άλλωστε και στο γραφείο ή στην κουζίνα σας, που έχετε τοποθετήσει το κάθε έγγραφο για να μπορέσετε να το βρείτε ξανά.

Σκεφτείτε ότι ένα νέο τιμολόγιο για μια αγορά που κάνατε πάει στο λογιστήριο της εταιρείας σας. Που θα το βάλετε; Πιθανότατα σε ένα ντοσιέ όπου καταχωρείται όλα τα τιμολόγια των αγορών σας. Ίσως, μάλιστα, να μην έχετε μόνο ένα και να τα τοποθετείτε, είτε χρονολογικά, είτε βάση του είδους. Το πώς εσείς έχετε διαχωρίσει τα αρχεία σας στο γραφείο σας εξαρτάται από εσάς και το πώς σας βολεύει για να τα βρείτε μετά.

Με τον ίδιο τρόπο λειτουργεί και ένας υπολογιστής, ο οποίος οργανώνει τα αρχεία με τον ίδιο τρόπο. Σκεφτείτε ότι, οι φάκελοι σε έναν υπολογιστή θα μπορούσαν να είναι τα ντοσιέ που τοποθετείτε τα τιμολόγιά σας και τα αρχεία τα ίδια τα τιμολόγιά σας.

Ένας φάκελος μπορεί να περιέχει αρχεία αλλά και άλλους φακέλους. Και κάθε υπό φάκελος κάποιον άλλο. Το πόσοι φάκελοι και υπό φάκελοι θα υπάρχουν εξαρτάται από τις ανάγκες σας;

Στο λειτουργικό σύστημα του υπολογιστή, τα Windows, τα πάντα είναι αποθηκευμένα σε φακέλους. Μερικοί από αυτούς τους φακέλους έχουν δημιουργηθεί για να αποθηκεύσουν σημαντικά στοιχεία που χρειάζονται για να λειτουργήσει ο υπολογιστής. Την ίδια ώρα, τα προγράμματα είναι αποθηκευμένα σε άλλους φακέλους. Εσείς πάλι μπορείτε να αποθηκεύσετε και να οργανώσετε ό,τι θέλετε σε άλλους φακέλους.

Εδώ θα πρέπει να θυμάστε ότι για να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο θα πρέπει πρώτα να το ονομάσετε και να το κρατήσετε ως ανεξάρτητο αρχείο μέσα σε κάποιο φάκελο.

Ο διαχωρισμός μεταξύ αρχείων και φακέλων είναι εύκολος, αφού έχουν διαφορετικά σύμβολα, τα οποία ονομάζονται εικονίδια.